Vertrag zur Auftragsverarbeitung

1. Worum es hier geht

Wenn du eine Gästeliste anlegst, trägst du Daten von Menschen ein, die uns nichts davon gesagt haben – Namen, Mobilnummern, später ihre Antworten. Über diese Daten entscheidest du: Du bestimmst, wer eingeladen wird, was gefragt wird und wie lange das gespeichert bleibt. Damit bist du im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung Verantwortlicher.

Wir stellen dafür nur die Technik. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich, um dir den Dienst bereitzustellen – nicht für eigene Zwecke. Damit sind wir Auftragsverarbeiter. Für dieses Verhältnis verlangt Artikel 28 der DSGVO einen Vertrag. Das ist dieser hier.

Er kommt zwischen dir und Benjamin Colbus, Martinusstr. 4, 66663 Merzig, zustande, sobald du ihn beim Anlegen deiner ersten Gästeliste annimmst – bei Foto Roll vor dem Bezahlen. Er gilt, solange du einladen.online für Gästedaten nutzt.

2. Gegenstand, Art und Zweck

Gegenstand ist das Erstellen, Versenden und Verwalten digitaler Einladungen zu privaten Feiern sowie das Sammeln der Rückmeldungen und der Fotos, die deine Gäste zur Feier aufnehmen: die Einwegkamera deiner Einladung – über den Einladungslink oder einen QR-Code vor Ort – und Foto Roll, die Kamera hinter dem QR-Code deiner Feier.

Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Anzeigen, Ordnen, Bereitstellen zum Abruf über einen persönlichen Link, Erzeugen von Nachrichtentexten zum Versand durch dich, Exportieren auf deine Anweisung und Löschen; auf deine Anweisung auch das Zeigen der Bilder an alle Gäste deiner Feier (gemeinsames Album), das Bereitstellen aller Bilder über einen Link, den du erstellst und weitergibst (Album-Link), und das Übernehmen eines Vornamens, den eine Begleitperson an der Kamera einträgt, in deine Gästeliste.

Zweck ist allein die Durchführung deiner Feier. Wir nutzen die Daten deiner Gäste nicht für eigene Zwecke – nicht für Werbung, nicht für Auswertungen, nicht zum Training von Software.

Dauer: bis zur Löschung nach Abschnitt 8.

3. Welche Daten und wessen Daten

Kategorien betroffener Personen: die von dir eingeladenen Gäste und die von ihnen benannten Begleitpersonen; bei Foto Roll und beim QR-Code einer Einladung alle, die den Code scannen und fotografieren; sowie Personen, die auf Fotos zu sehen sind, die deine Gäste teilen oder aufnehmen.

Kategorien personenbezogener Daten: Name; Kontaktweg, in der Regel eine Mobilnummer; der Einladungs-Token; Zeitpunkt von Versand und erstem Öffnen; Zu- oder Absage; Anzahl und Namen der Begleitpersonen; eine freie Nachricht an dich; Antworten auf deine Zusatzfragen; Bilder der Einwegkamera mit dem Namen der Person, die sie aufgenommen hat, Aufnahmezeit und einem verschwommenen Vorschaubild; beim QR-Code und bei Foto Roll der Name, den ein Gast eingibt, ein Prüfwert seines Geräteschlüssels und seine Bilder mit Aufnahmezeit; sowie jede spätere Änderung mit Zeitstempel.

Welche Zusatzfragen du stellst, entscheidest du. Stellst du Fragen, deren Antworten besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO sind – etwa nach Unverträglichkeiten oder gesundheitlichen Bedürfnissen –, bist du dafür verantwortlich, dass es dafür eine Rechtsgrundlage gibt.

4. Wir handeln nur auf deine Weisung

Wir verarbeiten die Daten deiner Gäste ausschließlich nach deinen Weisungen. Deine Weisungen erteilst du im Regelfall durch die Bedienung des Dienstes selbst: Wen du einträgst, wen du löschst, was du exportierst, wann du verschickst. Weisungen, die darüber hinausgehen, richtest du an kontakt@einladen.online.

Wir dürfen die Daten ohne deine Weisung nur verarbeiten, wenn Gesetz oder Behörde uns dazu verpflichten. In diesem Fall teilen wir dir das vorher mit, sofern das erlaubt ist.

Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir dir das und dürfen ihre Ausführung aussetzen, bis du sie bestätigst oder änderst.

5. Vertraulichkeit

Alle Personen, die auf unserer Seite Zugang zu Gästedaten haben könnten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriff besteht nur, soweit er für Betrieb, Fehlersuche oder Sicherheit nötig ist; solche Zugriffe werden protokolliert.

6. Was wir technisch und organisatorisch tun

Wir treffen die Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO. Konkret heißt das:

• Trennung nach Feier auf Datenbankebene. Jede Abfrage läuft gegen Regeln, die in der Datenbank selbst hinterlegt sind und nicht umgangen werden können, indem jemand in der Anwendung eine Prüfung vergisst.
• Getrennte Zugänge mit engem Zuschnitt. Der Gastzugang darf nichts als genau benannte Funktionen aufrufen – er hat keinerlei Leserechte auf Tabellen.
• Einladungslinks tragen einen nicht erratbaren Token. Gastseiten werden nicht zwischengespeichert, nicht indexiert und geben beim Weiterklicken keine Herkunft preis.
• Verschlüsselte Übertragung auf allen Wegen; Passwörter werden nur als Prüfwert gespeichert.
• Keine personenbezogenen Daten in Protokollen. Weder Namen noch Nummern noch Tokens stehen in Logdateien oder Fehlerberichten.
• Verarbeitung ausschließlich in der Europäischen Union.
• Sicherungskopien werden höchstens 30 Tage aufbewahrt, damit sie das Löschkonzept nicht aushebeln.

Wir dürfen diese Maßnahmen weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

7. Unterauftragsverarbeiter

Du stimmst zu, dass wir die folgenden Dienstleister einsetzen. Mit jedem besteht ein Vertrag, der ihn zu denselben Pflichten verpflichtet, die uns dieser Vertrag auferlegt:

• Supabase – Datenbank, Anmeldeverfahren und Speicherung hochgeladener Fotos, Frankfurt am Main
• Vercel – Betrieb der Anwendung, Frankfurt am Main
• Brevo – Versand unserer E-Mails, Verarbeitung in der Europäischen Union
• Stripe – Zahlungsabwicklung. Betrifft deine Zahlungsdaten, nicht die Daten deiner Gäste.
• Sentry – Fehlerüberwachung, Speicherung in Deutschland. Erhält technische Fehlerberichte; Einladungslinks werden vorher unkenntlich gemacht, Namen, Mobilnummern und Antworten gehen nicht mit.

Wollen wir einen weiteren Dienstleister einsetzen oder einen austauschen, teilen wir dir das mindestens vier Wochen vorher mit. Widersprichst du innerhalb dieser Frist, kannst du den Vertrag außerordentlich kündigen und deine Daten vorher exportieren. Supabase, Vercel, Amazon, Stripe und Sentry haben eine US-amerikanische Muttergesellschaft; die Verarbeitung findet in der EU statt, und dem Verhältnis liegen die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zugrunde.

8. Löschung und Rückgabe

90 Tage nach dem Feierdatum löschen wir die Daten deiner Gäste unwiderruflich – Namen, Kontaktwege, Antworten, Begleitpersonen, Nachrichten und die Antworthistorie, ebenso hochgeladene Fotos. Von deiner Feier bleibt eine Hülle ohne Personenbezug: Titel, Datum, Paket, Zahlungsbeleg und die eingefrorenen Endzahlen.

Wir warnen dich 14 Tage und noch einmal 2 Tage vorher per E-Mail und verlinken dir den Export. Der Export ist die Rückgabe im Sinne von Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g: Du kannst die Gästeliste jederzeit selbst herunterladen. Eine Löschung einmalig um 90 Tage aufschieben kannst du ebenfalls.

Bei Foto Roll löschen wir Namen, Geräteschlüssel und Bilder ebenfalls 90 Tage nach der Feier, mit einer Vorwarnung per E-Mail, aber ohne Aufschub. Die Rückgabe ist hier das Herunterladen der Bilder.

Feiern ohne Datum werden zwölf Monate nach der letzten inhaltlichen Änderung gelöscht, mit derselben Vorwarnung.

Unabhängig davon kannst du jederzeit einen einzelnen Gast, eine ganze Feier oder dein Konto löschen. Gelöscht wird durch echtes Entfernen der Datensätze, nicht durch Setzen einer Markierung. Es gibt keine Wiederherstellung.

Ausgenommen sind Rechnungen und Zahlungsbelege, die wir handels- und steuerrechtlich zehn Jahre aufbewahren müssen. Sie enthalten keine Gästedaten.

9. Wie wir dich unterstützen

Bei Anfragen deiner Gäste. Verlangt ein Gast Auskunft, Berichtigung oder Löschung, bist du sein Ansprechpartner. Der Dienst gibt dir die Mittel dazu: Du siehst zu jedem Gast alle gespeicherten Daten und kannst ihn samt Antworten entfernen – sein Link wird damit ungültig. Wendet sich ein Gast an uns, leiten wir ihn an dich weiter und antworten ihm nicht selbst inhaltlich.

Bei einer Datenschutzverletzung. Wird uns bekannt, dass Gästedaten unbefugt offengelegt, verändert oder vernichtet wurden, melden wir dir das unverzüglich mit allem, was wir wissen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Artikel 33 DSGVO obliegt dir; wir liefern dir die Angaben, die du dafür brauchst.

Bei Datenschutz-Folgenabschätzung und Vorabkonsultation unterstützen wir dich im Rahmen dessen, was uns möglich ist.

10. Nachweise

Auf Anfrage weisen wir dir die Einhaltung dieses Vertrags nach – durch Auskunft, durch Vorlage der Nachweise unserer Dienstleister und durch unser Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Eine Prüfung vor Ort ist nach Ankündigung mit angemessener Frist möglich, soweit sie den Betrieb nicht unverhältnismäßig stört und die Daten anderer Gastgeber unberührt bleiben.

11. Schlussbestimmungen

Dieser Vertrag ergänzt die Nutzungsbedingungen; bei Widersprüchen in Fragen der Auftragsverarbeitung geht er ihnen vor. Ändern wir ihn, teilen wir dir das mindestens vier Wochen vorher mit; widersprichst du, kannst du außerordentlich kündigen. Es gilt deutsches Recht.

Die jeweils angenommene Fassung wird mit Zeitpunkt zu deinem Konto gespeichert, damit beide Seiten belegen können, worauf sie sich geeinigt haben.